Dodaj swój pierwszy apartament
Ten artykuł przeprowadzi Cię przez pełną konfigurację ApartVia przed rozpoczęciem pracy. Uzupełnienie wszystkich poniższych sekcji zajmuje zazwyczaj 20–30 minut i wystarczy zrobić to raz — późniejsze zarządzanie apartamentami odbywa się już z poziomu codziennego panelu.
Przechodź przez kroki po kolei. Część z nich stanowi fundament dla kolejnych — na przykład nie możesz dodać apartamentu bez wcześniejszego zdefiniowania typu nieruchomości i lokalizacji.
Krok 1 – Typ nieruchomości
Pierwszym krokiem jest określenie, z jakim rodzajem nieruchomości pracujesz. ApartVia obsługuje trzy typy:
- Apartamentowiec – budynek z wieloma lokalami zarządzanymi jako jedna całość, często z częściami wspólnymi i jednym adresem
- Willa – wolnostojący obiekt, zazwyczaj wynajmowany w całości jednemu gościowi lub grupie
- Mieszkanie w bloku – pojedynczy lokal w budynku wielorodzinnym, funkcjonujący niezależnie od innych
Typ nieruchomości wpływa na strukturę raportowania i sposób przypisywania kosztów wspólnych. Jeśli zarządzasz różnymi rodzajami obiektów, możesz dodać wszystkie trzy typy — każdy apartament będzie przypisany do odpowiedniego.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Typy nieruchomości → Dodaj typ
Krok 2 – Lokalizacje
Lokalizacja to obszar geograficzny, w którym znajdują się Twoje apartamenty — odpowiednik dzielnicy lub miejscowości. Pozwala grupować obiekty i filtrować raporty według rejonu.
Przykład: jeśli zarządzasz apartamentami w Świeradowie i Szklarskiej Porębie, dodajesz dwie lokalizacje. Każdy apartament będzie później przypisany do jednej z nich.
Dodaj wszystkie lokalizacje, w których działasz, nawet jeśli na razie masz tam tylko jeden obiekt.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Lokalizacje → Dodaj lokalizację
Krok 3 – Bloki
Blok to konkretny budynek lub adres. W ramach jednej lokalizacji możesz mieć wiele bloków.
Przykład: lokalizacja Świeradów może zawierać bloki Strumykowa 7, Strumykowa 9, Zdrojowa 3. Jeśli zarządzasz willą jako osobnym obiektem, ona też będzie osobnym blokiem.
Dla każdego bloku podaj:
- Nazwę – np. Strumykowa 7 (nazwa robocza, widoczna tylko w panelu)
- Lokalizację – przypisz do lokalizacji dodanej w kroku 2
- Typ nieruchomości – przypisz do typu dodanego w kroku 1
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Bloki → Dodaj blok
Krok 4 – Kategorie wydatków
Kategorie wydatków to słownik kosztów, który będzie używany przy rozliczeniach apartamentów, raportach dla właścicieli i fakturowaniu usług. Zdefiniowanie ich teraz sprawia, że każdy koszt w systemie będzie od razu poprawnie skategoryzowany.
ApartVia obsługuje następujące kategorie — dodaj wszystkie, nawet jeśli nie wszystkie będą od razu aktywne:
- External Services – usługi zewnętrzne nieprzypisane do innych kategorii
- Guest in Amenities Utilities – media i udogodnienia wykorzystywane przez gości (prąd, woda, internet)
- Maintenance – naprawy i konserwacja techniczna
- Housekeeping – sprzątanie apartamentów
- Laundry Services – pranie pościeli i ręczników
- Consumables – materiały eksploatacyjne (środki czystości, artykuły higieniczne, kawa, herbata itp.)
Kategorie wydatków są powiązane z produktami i usługami, które dodasz w kroku 7 — dlatego ważne jest, żeby były gotowe przed tamtym etapem.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Kategorie wydatków → Dodaj kategorię
Krok 5 – Usługi
Usługi to rodzaje prac wykonywanych w apartamentach, które możesz przypisywać do zleceń i rozliczać. Zdefiniuj usługi, z których korzystasz:
- Rozliczenie pralni – odbiór, pranie i zwrot pościeli oraz ręczników
- Złota Rączka – drobne naprawy techniczne i konserwacja
- Sprzątanie – standardowe sprzątanie po wymeldowaniu gości lub sprzątanie okresowe
Jeśli korzystasz z kilku firm sprzątających lub rozliczasz sprzątanie w różnych modelach (np. akordowo według typu lokalu), możesz dodać osobne warianty usługi sprzątania — na przykład Sprzątanie – lokal 2-osobowy, Sprzątanie – lokal 4-osobowy.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Usługi → Dodaj usługę
Krok 6 – Personel
W tej sekcji dodajesz osoby, które będą korzystać z ApartVia lub których praca będzie przez system koordynowana. Mogą to być:
- Koordynatorzy / menedżerowie – osoby przydzielające pracę i nadzorujące operacje
- Pracownicy sprzątający – osoby lub ekipy wykonujące sprzątania, którym system będzie przypisywał zadania
- Recepcja / front desk – osoby odpowiedzialne za check-in gości
Dla każdego pracownika podaj imię i nazwisko, adres e-mail (na który trafi zaproszenie do systemu) oraz rolę. Zakres dostępu w ApartVia zależy od przypisanej roli — koordynator widzi więcej niż osoba sprzątająca.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Personel → Dodaj pracownika
Krok 7 – Szczegóły menedżerów
Menedżer w ApartVia to osoba odpowiedzialna za konkretny budynek lub grupę apartamentów — może to być Ty, Twój koordynator lub zewnętrzny zarządca. Każdy apartament będzie przypisany do menedżera, co wpływa na raporty i przepływ komunikacji.
Uzupełnij dane menedżerów: imię i nazwisko, e-mail kontaktowy oraz numer telefonu. Jeśli na tym etapie zarządzasz wszystkim sam, dodaj siebie jako jedynego menedżera — możesz to zmienić w dowolnym momencie.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Menedżerowie → Dodaj menedżera
Krok 8 – Produkty i usługi
Produkty i usługi to szczegółowy cennik pozycji, które pojawiają się w rozliczeniach — zarówno kosztów ponoszonych przez operatora, jak i opłat naliczanych gościom lub właścicielom.
Każda pozycja ma przypisaną kategorię wydatku (z kroku 4) i jednostkę rozliczeniową. Przykłady:
- Sprzątanie lokalu 2-osobowego → kategoria: Housekeeping → jednostka: szt.
- Pranie kompletu pościeli → kategoria: Laundry Services → jednostka: szt.
- Środki czystości → kategoria: Consumables → jednostka: kg lub szt.
- Naprawa awaryjna → kategoria: Maintenance → jednostka: godz. lub praca
Im dokładniej wypełnisz tę sekcję, tym precyzyjniejsze będą raporty kosztowe i rozliczenia z właścicielami.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Produkty i usługi → Dodaj pozycję
Krok 9 – API keys
Klucze API umożliwiają połączenie ApartVia z zewnętrznymi platformami rezerwacyjnymi, takimi jak Booking.com czy Airbnb, oraz z innymi narzędziami w Twoim ekosystemie (np. Hotres).
Jeśli na tym etapie nie masz jeszcze kluczy API lub integrujesz się z platformami stopniowo — możesz tę sekcję wypełnić później. ApartVia będzie działać bez integracji, jednak synchronizacja kalendarzy i rezerwacji będzie wymagała ręcznego wprowadzania danych do czasu skonfigurowania połączeń.
Instrukcję pobierania kluczy API z poszczególnych platform znajdziesz w artykule Integracje z platformami rezerwacyjnymi →.
Gdzie to znajdziesz: Menu → Ustawienia → Integracje → API keys
Krok 10 – Import danych i pierwsze uruchomienie
Po skonfigurowaniu wszystkich poprzednich kroków możesz wprowadzić dane do systemu. Rób to w poniższej kolejności — każdy etap zależy od poprzedniego.
1. Importuj lokale – Add Units
Pierwszym importem są dane o Twoich lokalach. W module Channel Manager wybierz opcję Add Units i wprowadź wszystkie apartamenty, którymi zarządzasz. Dla każdego lokalu podaj nazwę, typ, przypisanie do bloku i lokalizacji skonfigurowanych w poprzednich krokach.
Bez uzupełnienia tego etapu nie możesz przypisywać rezerwacji ani zleceń sprzątania do konkretnych apartamentów.
2. Importuj dodatki – Add Addons
Kolejnym krokiem jest dodanie produktów i dodatków dostępnych dla gości w ramach rezerwacji — na przykład parking, łóżeczko dziecięce, wczesne zameldowanie. W module Channel Manager wybierz opcję Add Addons i uzupełnij listę na podstawie oferty Twoich apartamentów.
Addony powiązane są z produktami i usługami skonfigurowanymi w kroku 8, dlatego ten etap wykonujesz dopiero po ich uzupełnieniu.
3. Importuj rezerwacje – Update Reservations
Gdy lokale i addony są gotowe, możesz zaciągnąć rezerwacje. Wybierz opcję Update Reservations w module Channel Manager — system pobierze dane z połączonych platform rezerwacyjnych i wypełni kalendarz aktualnymi i nadchodzącymi rezerwacjami.
Po wykonaniu tych trzech kroków ApartVia jest gotowa do codziennej pracy. Możesz zacząć przydzielać sprzątania, śledzić koszty i generować raporty dla właścicieli.
Masz pytania?
Napisz do nas na support@apartvia.com lub skorzystaj z czatu dostępnego w aplikacji.